Kalenderen din er gjerne et oppsamlingssted for alt du vil huske. Når du setter inn en oppgave, håper du at den blir gjort. Men oppgavene må utføres, følgelig kan du bli stresset hvis oppgavene du ikke har fått gjort fortsatt er i kalenderen din.

Dessuten, fordi du ikke alltid har bestemt deg for hva du skal gjøre hver dag, kan det hende du har overlappende avtaler og oppgaver. Når du ser disse, tenker du kanskje at du finner ut av det senere. Men når er senere? 

Når du putter alt inn i kalenderen din, tjener den ikke sitt primære formål, som er en visuell representasjon av de spesielle og viktige tingene du skal ha gjort. 

Skap struktur

Når du ser på kalenderen din, bør du kunne se nøyaktig hva du skal gjøre på en bestemt dag til et gitt tidspunkt. Men hvis du inkluderer tilfeldige oppgaver og legger inn overlappende hendelser, blir landskapet tåkete. 

En god kalender brukt riktig er et av de viktigste elementene for å skape struktur. En av de mest åpenbare måtene det kan hjelpe deg på, er å minne deg på hvor du må være til en gitt tid. Dette kan du både kan se og høre, hvis du angir hørbare påminnelser. 

Ikke håp, men motivasjon

I tillegg, når du har bestemt og planlagt noe i kalenderen din, kan det fungere som en brikke i puslespillet for å motivere deg til å handle. Hvis kalenderen din gjenspeiler dine verdier og mål, kan du være sikrere på at du får de riktige tingene gjort i stedet for å bare impulsivt gjøre det som faller deg inn. 

Hvis kalenderen din ikke er en refleksjon av det som er viktig for deg, vil du kunne se det. Da kan du bestemme deg for å justere hvordan du bruker tiden din. 

Kalenderen er imidlertid ikke alltid det riktige verktøyet for å administrere oppgaver. Har du noen gang satt en oppgave i kalenderen din som du vet at egentlig ikke må gjøres på det tidspunktet? Kanskje du til og med angir en påminnelse. Men når du får påminnelsen, ignorerer du den. Da glemmer du oppgaven. Du fortsetter likevel å legge inn oppgaver i kalenderen din fordi du virkelig håper at det vil hjelpe deg å følge opp.

Du må være presis

Hvis kalenderen din skal fungere som ditt navigasjonsverktøy, skal du bare inkludere det du har valgt å gjøre på en bestemt dag til et bestemt tidspunkt. Dette vil inkludere alle dine avtaler, møter, arrangementer, bursdager, ferier og lignende. Du skal inkludere alt som er tidssensitivt.

Dette kan også inkludere blokker av tid til å jobbe med spesifikke prosjekter, pauser og avtaler med deg selv for å gjøre det som er viktig for deg. 

Håndter overganger

Overganger fra en oppgave til en annen er utfordrende for alle. Så, i tillegg til å bestemme når dagen starter, pass på så du ikke har overlappende avtaler og at du rekker avtaler.

Gi deg selv tid til overgangene, inkludert å slappe av fra en aktivitet og forberede deg til den neste. Selv om du ikke alltid har kontroll over tiden din, vil det å gi deg selv nok buffer mellom aktivitetene hjelpe deg å redusere stress. 

Eksperimenter med å legge til flere buffere i dagen din når det er mulig. Det er også viktig å planlegge nedetid. Å planlegge for eksempel spill i kalenderen din kan gi deg selv forsikring om at du ikke trenger å vente med å ha det gøy.

I tillegg til å sikre at du har nok buffer- og nedetid i kalenderen din, er det også viktig å se fremover og planlegge tid for selvstendig arbeid. Mange har for vane å fylle opp kalenderen sin med forespørsler og oppgaver. Når man er reaktiv og ikke proaktiv, kan man ha vanskelig for å planlegge tid til å utføre arbeid når det er optimalt. 

Det er spesielt nyttig å sperre av tid for oppgaver man sannsynligvis vil utsette. Du kan planlegge tid til å jobbe med et prosjekt eller kanskje ha tilbakevendende tidsblokker når du gjør visse typer oppgaver. 

Faste gjennomganger

Ha en fast gjennomgang av kalenderen. Gjerne hver dag, for eksempel 15 minutter hver morgen, og minst én lenger gjennomgang av kalenderen en gang i uka. Se fremover og vurder hvordan du vil holde av tid i kalenderen din til å gjøre det som er viktig for deg. Når du har gjort alt for å organisere kalenderen din slik at den gjenspeiler dine verdier og mål og har inkludert massevis av buffer, inkludert litt nedetid, må du gjøre det viktigste, som er å huske å samhandle med kalenderen din konsekvent.

Dette krever øvelse, spesielt hvis du akkurat nå prøver å stole på hukommelsen fordi du tror du burde kunne huske hva som står i kalenderen din. Ikke tenk på hva som står der, det er derfor du har en kalender som hjelper deg med å huske. 

Hva om du i stedet for å tenke at du burde være i stand til å huske, bestemmer deg for at du sannsynligvis ikke vil huske, og er villig til å etablere en vane med å se på kalenderen din jevnlig? Hvis du også legger til hørbare kalenderpåminnelser, kan du være tryggere på at du vil ikke gå glipp av noe, du vil bli mindre stresset.

Bruk påminnelser riktig

For at påminnelsene fra kalenderen din virkelig skal fungere, er det viktig at du ikke får flere påminnelser samtidig. Noen setter inn påminnelser for oppgaven, og ignorerer dem fordi de ikke kan eller velger å ikke gjøre oppgaven når påminnelsen kommer. Det er best bare å ha påminnelser for å gi deg beskjed om at du har en kommende tidssensitiv avtale.

Når du har satt noe i kalenderen din, er det også viktig å huske at det ikke er skrevet i stein. Du må definitivt endre og justere, og så må du være fleksibel nok til å gjøre det. 

Så før du bestemmer deg for å ikke ta med sykkelen til service fordi du må ta igjen e-posten din, bør du vurdere viktigheten av å ha sykkelen i topp stand. For å hjelpe deg med å huske dette kan du sette ordet «helse» i kalenderen din som en påminnelse om grunnen til at du ville valgt å følge dette på det kritiske tidspunktet du velger. 

Da kan du bestemme at helsen din er verdt å følge med på når du går til sykkelreparatøren, eller du kan bestemme at det er viktigere å fullføre e-postene. Nøkkelen er å være bevisst på om du skal følge opp eller ikke.

Ikke bare vil du at kalenderen din skal gjenspeile det som er viktig for deg, du ønsker også at den skal gi bedre flyt av energien din. Prøv å tilpasse tiden du gjør forskjellige oppgaver med energimønstrene dine. Hvis du for eksempel har en tendens til å bli sliten utover dagen, er kanskje ikke ettermiddagen den beste tiden å jobbe med presentasjonen din. Kanskje er dette et bedre tidspunkt for å ta med sykkelen til sykkelbutikken.

Gjør det enkelt for deg selv

For å redusere stresset som oppstår når man forbereder seg i siste liten, inkluderer du så mye informasjon du trenger i hvert kalenderelement. Du kan for eksempel inkludere en adresse, telefonnummer, liste over nødvendige elementer, lenker til dokumenter eller notater osv. 

Å gjøre slike forberedelser på forhånd når du legger inn i kalenderen din, kan forhåpentligvis forhindre at du suser rundt i siste liten og kanskje komme for sent fordi du måtte finne det du trenger.