Mange opplever dager hvor tiden føles knapp, og hvor du kanskje har jobbet mye, men fortsatt føler at du ikke har oppnådd nok. Kanskje du sier til deg selv at du burde ha disponert tiden bedre, eller at du ikke jobber like effektivt som andre. Dette kan skape stress og frustrasjon.

Det er mulig å forbedre denne situasjonen ved å kombinere oppgavestyring med tidsstyring. Her viser vi hvordan.

Fra håp til handling

Mange begynner dagen med en liste over oppgaver, ofte basert på hva som føles mest presserende. Du sier til deg selv: «Jeg håper jeg får gjort alt.» Men håp alene er ikke en strategi. Hvis denne tilnærmingen er kjent for deg, kan det være på tide å utvikle bedre ferdigheter for utøvende funksjoner, som tidsevaluering, oppgave-sekvensering og prioritering.

Del opp oppgavene

For å bli mer strategisk, kan du dele oppgaver inn i fire nivåer basert på viktighet og prioritet. Dette kan hjelpe deg med å få en bedre oversikt over hvordan du bruker tiden din.

1. Viktige og presserende oppgaver. Her finner du oppgaver som haster, men som kanskje skyldes at du ikke har planlagt godt nok.
2. Viktige, men ikke presserende oppgaver. Dette er tiden for planlegging, egenomsorg, og langsiktige mål.
3. Haster, men ikke viktige oppgaver. Disse inkluderer forstyrrelser som e-post og møter.
4. Ikke viktige og ikke presserende oppgaver, som for mye tid på sosiale medier eller TV.

Ved å bruke mer tid i nivå 2, kan du redusere stresset fra nivå 1.

Lag en oversikt over oppgavene

Det første trinnet for å forbedre oppgavestyringen er å samle alle oppgavene dine i en liste eller et system. Dette kan være utfordrende, men det er viktig for å få en helhetlig oversikt. For å holde ting organisert kan du oppgavene dine i kategorier, som for eksempel arbeidsoppgaver og personlige oppgaver.

Sett frister og estimer tidsbruk

Å tildele frister til oppgavene dine, selv når det gjelder små oppgaver, kan hjelpe deg med å prioritere bedre. Det kan være utfordrende å estimere hvor lang tid oppgaver vil ta, men prøv å basere estimatene dine på tidligere erfaringer eller worst-case og best-case scenarioer.

Prioritering

For å finne ut hva som er viktigst, vurder hva som vil skje hvis du ikke fullfører en oppgave. Tildel oppgavene dine prioriteter (1, 2 eller 3) basert på nivåene over og hastighetsgrad. Dette kan hjelpe deg med å navigere gjennom oppgavelisten din mer effektivt.

Planlegging og utførelse

Når du har en følelse av prioriteringer, er neste steg å planlegge hvordan du skal utføre dem. Tidsblokker er en effektiv metode som lar deg fokusere på én type oppgave om gangen. Alternativt kan du bruke 1-3-5-regelen, hvor du velger én stor oppgave, tre mellomstore oppgaver og fem små oppgaver for dagen.

Tilpasset tilnærming

Husk at det ikke finnes en «one-size-fits-all» løsning. Noen finner tidsblokkering nyttig, mens andre trenger mer fleksibilitet. Tenk også på energinivåene dine og tilpass oppgavene deretter. Temaer for ukedagene kan også være nyttige; for eksempel kan mandager være for møter med potensielle kunder, mens onsdager kan være for eksisterende kunder.